Seit dem 23. Juli 2026 ist das Europäische Formular für Reparaturinformationen auch im deutschen Recht verankert. Grundlage ist die Umsetzung der europäischen Richtline zum Recht auf Reparatur. Die Regelungen zum Formular finden sich in Artikel 245 EGBGB.

Auf den ersten Blick klingt das nach einem weiteren Pflichtformular für Werkstätten und Kundendienstbetriebe.

Ganz so ist es aber nicht.

Denn die EU-Richtlinie sieht ausdrücklich vor, dass Reparaturbetriebe dieses Formular verwenden können. Eine generelle Pflicht, bei jeder Reparaturanfrage genau dieses Formular auszustellen, besteht nach der europäischen Regelung nicht.

Trotzdem lohnt es sich für Reparaturbetriebe, sich damit zu beschäftigen.

Denn das Formular könnte künftig eine wichtige Rolle bei Kostenvoranschlägen und Reparaturangeboten spielen – und es enthält einige Punkte, die sich direkt auf die täglichen Abläufe eines Servicebetriebs auswirken.

Warum gibt es das Europäische Reparaturinformationsformular?

Die Idee dahinter ist relativ einfach:

Verbraucher sollen Reparaturangebote leichter verstehen und miteinander vergleichen können.

Heute können Reparaturangebote sehr unterschiedlich aussehen. Ein Betrieb nennt einen Gesamtpreis, ein anderer Arbeitszeit und Ersatzteile getrennt, ein dritter zunächst nur eine Diagnosepauschale.

Für Verbraucher ist dadurch teilweise schwer erkennbar, welche Kosten tatsächlich entstehen und was genau in einem Angebot enthalten ist.

Das Europäische Reparaturinformationsformular soll dafür einen einheitlichen Rahmen schaffen.

Die EU nennt dabei insbesondere Informationen, die für die Entscheidung über eine Reparatur relevant sind: Art des Defekts, vorgeschlagene Reparatur, Preis und Reparaturdauer.

Ist das Formular für Reparaturbetriebe verpflichtend?

Das ist einer der wichtigsten Punkte.

Nein – nicht grundsätzlich.

Auch die deutsche Umsetzung stellt ausdrücklich klar: Reparaturbetriebe können das Europäische Formular für Reparaturinformationen für den Abschluss eines Reparaturvertrages mit einem Verbraucher nutzen. Eine generelle Pflicht, das Formular bei jeder Reparaturanfrage auszustellen, besteht nicht.

Ein Kunde muss also nicht automatisch bei jeder Reparaturanfrage dieses EU-Formular erhalten.

Die EU möchte vielmehr ein standardisiertes Instrument anbieten, mit dem Reparaturbetriebe die wesentlichen Informationen transparent darstellen können.

Wer das Formular nutzt und vollständig sowie korrekt ausfüllt, erfüllt damit gleichzeitig verschiedene vorvertragliche Informationspflichten. Genau darin kann für Betriebe auch ein Vorteil liegen.

Wer sich aber für die Verwendung entscheidet, muss bestimmte Vorgaben beachten. Das Formular ist dem Verbraucher auf einem dauerhaften Datenträger einer innerhalb einer angemessenen Frist nach seiner Reparaturanfrage und noch vor Abschluss des Reparaturvertrages kostenlos zur Verfügung stellen. Eine digitale Bereitstellung, beispielsweise als Dokument aus der Reparaturverwaltungssoftware, bietet sich besonders an.

 

Welche Informationen gehören in das Formular?

Der Aufbau ist relativ praxisnah.

Im ersten Teil werden die Daten des Reparaturbetriebs erfasst. Dazu gehören insbesondere:

• Name bzw. Identität des Reparaturbetriebs,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls weitere digitale Kontaktmöglichkeiten.

Der zweite Teil beschreibt die konkrete Reparatur.

Hier verlangt das Formular unter anderem Angaben zum zu reparierenden Gerät, zum Fehler und zur vorgeschlagenen Reparatur.

Besonders relevant für den betrieblichen Alltag sind aber die Angaben zu Preis und Reparaturdauer.

Der Preis: Gesamtpreis oder Berechnungsmethode

Wenn der Reparaturpreis bereits bekannt ist, soll dieser angegeben werden. Das ist beispielsweise dann relativ einfach, wenn ein bestimmter Fehler bekannt ist und es für die Reparatur feste Arbeitswerte oder Pauschalen gibt.

In vielen Reparaturbetrieben sieht die Realität jedoch anders aus.

Der Kunde meldet: „Waschmaschine pumpt nicht ab.“

Ob am Ende lediglich ein Fremdkörper entfernt werden muss, eine Pumpe defekt ist oder ein elektronisches Problem vorliegt, weiß der Betrieb zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Auch dafür sieht das Formular eine Lösung vor.

Kann der Preis im Voraus nicht sinnvoll berechnet werden, kann stattdessen angegeben werden, wie der Preis berechnet wird und welcher Höchstpreis für die Reparatur gilt.

Für Reparaturbetriebe ist das ein wichtiger Punkt. Denn ein Angebot muss damit nicht zwangsläufig bereits vor einer technischen Diagnose einen exakten Endpreis enthalten.

Und was ist mit Diagnosekosten?

Gerade bei technischen Geräten lässt sich ein seriöser Reparaturpreis häufig erst nach einer Diagnose nennen. Auch das berücksichtigt die Richtlinie.

Das Europäische Reparaturinformationsformular soll grundsätzlich kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Ist jedoch eine Diagnose notwendig – beispielsweise eine Untersuchung des Geräts vor Ort, in der Werkstatt oder auch eine Ferndiagnose –, kann der Reparaturbetrieb vom Verbraucher verlangen, die erforderlichen Kosten dieser Diagnoseleistung zu tragen.

Der Verbraucher muss vorher über diese Kosten informiert werden.

Das ist ein wichtiger Unterschied: Das Formular selbst kostet nichts. Eine notwendige technische Diagnose darf dagegen kostenpflichtig sein.

Für die Praxis bedeutet das, dass Diagnosepauschalen oder Prüfkosten weiterhin möglich sind, sofern der Kunde entsprechend informiert wird. Daneben gilt im deutschen Werkvertragsrecht grundsätzlich weiterhin: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten, wenn keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

Reparaturdauer wird Teil des Angebots

Ein weiterer Punkt dürfte für viele Servicebetriebe fast noch spannender sein als der Preis.

Im Reparaturinformationsformular muss die Dauer der Reparatur angegeben werden. Das amtliche Formular beschreibt sie als die Zeit in Tagen, innerhalb derer sich der Betrieb verpflichtet, die Leistung zu erbringen. Das klingt zunächst selbstverständlich.

In der Praxis können allerdings viele Faktoren Einfluss auf die tatsächliche Reparaturdauer haben:

• Ersatzteilverfügbarkeit,
• Lieferzeiten des Herstellers,
• Terminverfügbarkeit des Kunden,
• Auslastung der Techniker,
• notwendige Rückfragen,
• zusätzliche Fehler, die erst während der Reparatur festgestellt werden.

Gerade deshalb sollten Reparaturbetriebe diesen Punkt nicht einfach als weiteres Textfeld betrachten.

Wer konkrete Zeiten zusagt, sollte sie aus seinen tatsächlichen Abläufen auch realistisch ableiten können.

Leihgerät: Ja oder Nein?

Auch die Frage nach einem Ersatz- oder Leihgerät findet sich im neuen Formular.

Im Formular ist anzugeben, ob dem Verbraucher für die Dauer der Reparatur eine vorübergehende Ersatzware zur Verfügung steht und welche Kosten gegebenenfalls dafür entstehen.

Der Reparaturbetrieb soll angeben, ob während der Reparatur ein vorübergehendes Ersatzgerät angeboten wird. Falls dafür Kosten entstehen, müssen auch diese angegeben werden.

Gerade im Bereich Hausgeräte kann das interessant sein. Ein Leihgerät gehört zwar längst nicht bei jedem Betrieb zum Standard, kann aber bei längeren Reparaturen ein wichtiges Serviceangebot sein.

Das Formular zwingt einen Betrieb nicht dazu, Ersatzgeräte anzubieten. Es sorgt lediglich dafür, dass der Kunde erkennen kann, ob diese Möglichkeit besteht und welche Kosten damit verbunden sind.

Auch Nebenleistungen gehören ins Formular

Reparaturkosten können aus mehr als Arbeitszeit und Ersatzteilen bestehen. Das Formular sieht deshalb auch Angaben zu angebotenen Nebenleistungen vor. Das Gesetz nennt beispielsweise Ausbau, Montage und Transport. Werden solche Leistungen angeboten und entstehen dem Verbraucher dafür Kosten, müssen diese ebenfalls angegeben werden.

Je nach Reparaturbetrieb können darüber hinaus weitere Leistungen und Kosten relevant sein.

Für Servicebetriebe bedeutet das vor allem eines: Die einzelnen Leistungsbestandteile sollten im System sauber voneinander getrennt sein.

Mindestens 30 Tage gültig

Ein Punkt des neuen Formulars hat unmittelbare wirtschaftliche Auswirkungen.

Hat ein Reparaturbetrieb das Europäische Reparaturinformationsformular ausgefüllt und an den Kunden übergeben, darf er die darin genannten Reparaturbedingungen für mindestens 30 Kalendertage grundsätzlich nicht verändern.

Der Betrieb und der Kunde können auch eine längere Gültigkeitsdauer bestimmen.

Nimmt der Kunde das Angebot innerhalb dieses Zeitraums an, ist der Reparaturbetrieb an die darin genannten Bedingungen gebunden. Das betrifft insbesondere den Preis beziehungsweise die angegebene Preisberechnung und weitere Reparaturbedingungen.

Damit wird das Formular weit mehr als eine unverbindliche Informationsseite. Es hat nicht nur Angebotscharakter: Nach deutschem Recht stellt das ausgefüllte Formular einen Antrag auf Abschluss eines Reparaturvertrags mit dem darin angegebenen Inhalt dar.

Was passiert, wenn der Kunde zustimmt?

Akzeptiert der Verbraucher das Formular innerhalb seiner Gültigkeitsdauer, muss der Reparaturbetrieb die Reparatur zu den dort angegebenen Bedingungen durchführen.

Die im Formular aufgeführten Bedingungen werden damit Bestandteil des Reparaturvertrages.

Das bedeutet gleichzeitig: Die Daten sollten nicht erst beim Ausdruck des Formulars irgendwie zusammengesucht werden. Preis, Gerät, Fehler, Leistungen, Zeitrahmen und weitere Angaben sollten bereits im Reparaturauftrag strukturiert vorhanden sein.

Ist das also ein neuer Kostenvoranschlag?

Nicht ganz.

Das Europäische Reparaturinformationsformular ersetzt nicht einfach den klassischen Kostenvoranschlag durch ein neues EU-Dokument.

Es geht weiter.

Neben dem Preis enthält es beispielsweise Informationen über:

• das Gerät,
• die Art des Fehlers,
• die geplante Reparatur,
• den Fertigstellungstermin beziehungsweise die Reparaturdauer,
• Ersatzgeräte,
• Übergabeort,
• Transport,
• Installation,
• weitere Leistungen,
• die Gültigkeit des Angebots.

Man könnte deshalb eher von einem standardisierten Reparaturangebot mit erweiterten Kundeninformationen sprechen.

Und genau das macht das Thema für Reparaturbetriebe interessant.

Was bedeutet das für die Software eines Reparaturbetriebs?

Aus unserer Sicht sollte das neue Formular möglichst nicht zu einem zusätzlichen manuellen Prozess führen. Viele der benötigten Informationen sind in einer modernen Reparaturverwaltung ohnehin vorhanden.

Zum Beispiel:

Kundendaten und Gerätedaten: stehen bereits im Reparaturauftrag.

Fehlerbeschreibung: wird bei der Auftragsannahme oder durch den Techniker dokumentiert.

Ersatzteile und Arbeitspositionen: sind Bestandteil der Kalkulation.

Anfahrt und weitere Leistungen: werden als Leistungen oder Positionen geführt.

Status und Terminplanung: liegen in der Auftrags- und Tourenplanung vor.

Wenn diese Daten bereits vorhanden sind, sollte das Reparaturinformationsformular möglichst automatisch daraus erzeugt werden können.

Genau hier zeigt sich der Vorteil eines durchgängigen Systems. Statt dieselben Informationen an mehreren Stellen erneut einzutragen, können sie aus dem bestehenden Auftrag übernommen und in einem standardisierten Dokument ausgegeben werden.

Von der Pflicht zur Prozesschance

Neue gesetzliche Vorgaben werden verständlicherweise häufig zunächst als zusätzliche Bürokratie wahrgenommen. Beim Europäischen Reparaturinformationsformular muss das aber nicht zwangsläufig der Fall sein. Viele der geforderten Informationen benötigen professionelle Reparaturbetriebe ohnehin:

Was ist defekt?

Was wollen wir reparieren?

Was kostet es?

Wie lange dauert es?

Welche zusätzlichen Leistungen entstehen?

Wenn diese Informationen heute bereits strukturiert im Reparaturauftrag vorhanden sind, ist der Weg zum neuen Formular relativ kurz. Problematisch wird es eher dort, wo Informationen auf mehrere Systeme verteilt sind – beispielsweise Aufträge in einer Warenwirtschaft, Termine in einem Kalender, Kostenvoranschläge in Word und Ersatzteile in einer separaten Anwendung.

Wie wir das bei DAISY sehen

Für uns ist das Thema deshalb weniger eine Frage nach einem zusätzlichen PDF-Dokument. Entscheidend ist vielmehr, woher die Informationen kommen.

DAISY bildet bereits heute zentrale Prozesse eines Reparaturbetriebs ab – vom Auftrag und Gerät über Techniker und Ersatzteile bis hin zur Abrechnung, Kommunikation und Tourenplanung. Neue gesetzliche Dokumentationsanforderungen lassen sich dadurch wesentlich sinnvoller in bestehende Prozesse integrieren, als wenn Mitarbeiter Informationen mehrfach erfassen müssen.

Unser Ziel ist deshalb auch bei neuen Anforderungen wie dem Europäischen Reparaturinformationsformular klar: Daten einmal erfassen – und dort weiterverwenden, wo sie benötigt werden.

Was Reparaturbetriebe jetzt prüfen sollten

Auch wenn die Nutzung des Europäischen Reparaturinformationsformulars nach der EU-Richtlinie grundsätzlich freiwillig ist, lohnt sich eine Auseinandersetzung mit dem Thema.

Servicebetriebe sollten sich insbesondere fragen:

• Sind Gerät und Fehler strukturiert dokumentiert?
• Können wir aus einem Reparaturauftrag schnell ein verbindliches Angebot erstellen?
• Können wir neben einem festen Preis auch Berechnungsgrundlagen und einen Maximalpreis abbilden?
• Werden Diagnosekosten vorab transparent kommuniziert?
• Können Nebenleistungen wie Anfahrt, Abholung oder Installation getrennt dargestellt werden?
• Können wir nachvollziehen, welches Angebot einem Kunden zu welchem Zeitpunkt unterbreitet wurde?
• Können Dokumente aus den vorhandenen Auftragsdaten automatisch erstellt werden?

Denn genau hier entscheidet sich, ob das neue Formular zusätzlichen Verwaltungsaufwand produziert – oder im täglichen Ablauf kaum auffällt.

Fazit

Das Europäische Reparaturinformationsformular bringt einen einheitlicheren Rahmen für Reparaturangebote. Eine generelle Pflicht, für jede Reparatur genau dieses Formular zu verwenden, enthält die EU-Richtlinie nicht.

Wer es nutzt, sollte sich der Konsequenzen aber bewusst sein: Die Angaben müssen vollständig und verständlich sein, das Formular ist grundsätzlich kostenlos, und die angebotenen Reparaturbedingungen bleiben mindestens 30 Tage verbindlich.

Für moderne Reparaturbetriebe liegt darin gleichzeitig eine Chance. Denn wo Auftragsdaten, Kalkulation, Ersatzteile, Termine und Kommunikation bereits in einem System zusammenlaufen, lässt sich auch eine neue Informationsanforderung relativ elegant abbilden.

Die eigentliche Frage ist deshalb vielleicht gar nicht: „Wie füllen wir noch ein Formular aus?“

Sondern: „Wie sorgen wir dafür, dass das Formular sich weitgehend selbst füllt?“

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Quellen

• Deutsche Umsetzung / maßgebliche Regelung zum Formular
  Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuche, Artikel 245 §§ 1–5 – Europäisches Formular für Reparaturinformationen sowie Anlage 19. (https://www.gesetze-im-internet.de/bgbeg/BJNR006049896.html)

• Das Amtliches Formular selbst
  (https://www.gesetze-im-internet.de/bgbeg/art_253anlage_19.html)
• EU-Grundlage Richtlinie (EU) 2024/1799, insbesondere Artikel 4 und Anhang I
  (https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2024/1799/oj?locale=de)

 

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.