Was ist überhaupt eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 gilt eine neue Definition.

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Ein normales PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Zu den in Deutschland verbreiteten zulässigen Formaten gehören insbesondere:

• XRechnung
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL

Grundlage ist die europäische Normenreihe EN 16931.

Der wesentliche Unterschied liegt also nicht darin, ob eine Rechnung elektronisch verschickt wird. Entscheidend ist, ob die darin enthaltenen Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und von Software verarbeitet werden können.

Eine per E-Mail verschickte PDF-Datei ist elektronisch versendet, aber steuerrechtlich grundsätzlich nur eine sogenannte sonstige Rechnung.

Seit 2025: E-Rechnungen empfangen können

Eine wichtige Verpflichtung gilt bereits heute: Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Dafür reicht nach Angaben des Bundesfinanzministeriums grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach aus. Das bedeutet allerdings noch nicht, dass ein moderner Rechnungsprozess damit vollständig umgesetzt ist.

In der Praxis stellen sich deshalb schon beim reinen Empfang mehrere Fragen:

• Wird eine eingehende E-Rechnung überhaupt als solche erkannt?
• Lassen sich die strukturierten Daten für die sachliche und rechnerische Prüfung lesbar darstellen?
• Wird die Originaldatei unverändert und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg archiviert?

Was danach kommt, ist eine organisatorische Entscheidung jedes Betriebs: Wer prüft die Rechnung, wer gibt sie frei, wie kommt sie zur Buchhaltung, und wie wird sie dem passenden Lieferanten und Vorgang zugeordnet?

Gerade der letzte Punkt ist anspruchsvoller, als es zunächst wirkt. Eine Ersatzteilrechnung entsteht im Betrieb nicht isoliert, sondern gehört zu einer Bestellung, zu einer Lieferung und häufig zu konkreten Reparaturaufträgen. Eine vollautomatische Übernahme empfangener E-Rechnungen als Eingangsrechnung in die Warenwirtschaft setzt deshalb voraus, dass Rechnungspositionen, Bestellpositionen und Wareneingänge zuverlässig zueinander gefunden werden – inklusive abweichender Artikelnummern, Teilmengen, Nachlieferungen, Rabatten und Frachtkosten. Das ist ein eigenes Thema, das über die reine Empfangspflicht deutlich hinausgeht.

Spätestens wenn regelmäßig Ersatzteil- und Lieferantenrechnungen als E-Rechnung eingehen, wird aus einem reinen E-Mail-Empfang also schnell eine Prozessfrage.

Was ändert sich am 1. Januar 2027?

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen Rechnungsaussteller grundsätzlich noch die Übergangsregelung nutzen und statt einer E-Rechnung beispielsweise eine Papierrechnung oder, mit Zustimmung des Empfängers, eine normale PDF-Rechnung übermitteln.

Ab 1. Januar 2027 ändert sich das.

Unternehmen mit einem Gesamtumsatz von mehr als 800.000 Euro im vergangenen Kalenderjahr können die allgemeine Übergangsregelung dann nicht mehr nutzen.

Für einen Betrieb bedeutet das konkret: Hat er im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, müssen die von der E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätze ab dem 01. Januar 2027 grundsätzlich als E-Rechnung abgerechnet werden.

Für kleinere Rechnungsaussteller gibt es noch ein zusätzliches Jahr Übergangszeit.

Und was passiert 2028?

Zum 1. Januar 2028 endet auch diese verlängerte Übergangsregelung. Bei den grundsätzlich von der E-Rechnungspflicht erfassten inländischen B2B-Umsätzen muss dann unabhängig von der 800.000-Euro-Grenze eine E-Rechnung ausgestellt werden. Gesetzliche Ausnahmen z. B. für Kleinunternehmer oder Kleinbetragsrechnungen bleiben bestehen.

Vereinfacht sieht der Zeitplan damit so aus:

• Seit 01.01.2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
• Bis 31.12.2026 können für die Ausstellung grundsätzlich noch die Übergangsregelungen genutzt werden.
• Ab dem 01.01.2027 besteht die E-Rechnungspflicht bei betroffenen B2B-Umsätzen für Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz.
• Bis 31.12.2027 können Rechnungsaussteller bis 800.000 € Vorjahresumsatz die verlängerte Übergangsregel nutzen.
• Ab 01.01.2028 gibt es eine grundsätzliche E-Rechnungspflicht bei den erfassten inländischen B2B-Umsätzen unabhängig vom Umsatz.

Der häufig gelesene Satz „Ab 2027 kommt die E-Rechnungspflicht“ ist damit nur teilweise richtig. Ebenso falsch wäre aber die Aussage, kleinere Betriebe müssen sich erst 2028 mit dem Thema beschäftigen. E-Rechnungen empfangen können müssen sie bereits heute.

Warum Reparaturbetriebe genauer hinschauen müssen

Für Reparaturbetriebe ist vor allem die Unterscheidung zwischen B2C und B2B wichtig.

Denn die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern.

Reparatur für einen Privatkunden

Bringt ein privater Kunde seinen Fernseher, sein Smartphone zur Reparatur oder lässt sich das Gerät, wie eine Waschmaschine, zu Hause reparieren, handelt es sich um einen B2C-Umsatz.

Diese Rechnungen sind von der neuen B2B-E-Rechnungspflicht grundsätzlich nicht betroffen.

Ein Reparaturbetrieb kann seinem privaten Kunden also weiterhin eine normale Rechnung ausstellen.

Reparatur für ein Unternehmen

Anders sieht es aus, wenn der Auftraggeber selbst Unternehmer ist.

Wird beispielsweise ein Gerät für ein Unternehmen repariert und die Leistung diesem Unternehmen in Rechnung gestellt, kann die E-Rechnungspflicht greifen.

Abrechnung mit Herstellern und Servicepartnern

Besonders relevant wird das Thema für Reparaturbetriebe, die im Auftrag von Herstellern, Versicherern, Serviceorganisationen oder anderen gewerblichen Partnern arbeiten.

Hier gibt es häufig zahlreiche Aufträge und entsprechend viele Abrechnungen zwischen Unternehmen. Genau bei diesen Prozessen kann eine strukturierte E-Rechnung ihre Vorteile ausspielen: Rechnungsinformationen müssen nicht mehr erneut manuell erfasst werden und können direkt zwischen den beteiligten Systemen verarbeitet werden.

Entscheidend bleibt allerdings immer der konkrete umsatzsteuerliche Leistungsaustausch. Nicht allein die Bezeichnung „Garantieauftrag“, „Versicherungsfall“ oder „Herstellerauftrag“ entscheidet darüber, wer Rechnungsempfänger ist.

Auch die 250-Euro-Grenze ist wichtig

Eine weitere Ausnahme wird im Alltag gerne übersehen. Bei Kleinbetragsrechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 250 Euro brutto muss grundsätzlich auch nach Ablauf der Übergangsfristen keine E-Rechnung ausgestellt werden.

Für Reparaturbetriebe kann das relevant sein, da viele kleinere Reparaturen unterhalb dieses Betrags liegen können.

Die Ausnahme bedeutet aber nicht, dass Rechnungssoftware das Thema ignorieren kann.

Ein und derselbe Betrieb kann schließlich gleichzeitig Privatkundenrechnungen, B2B-Kleinbetragsrechnungen, größere B2B-Rechnungen, Sammelabrechnungen und Rechnungen an Hersteller oder Serviceorganisationen erstellen.

Das System muss daher erkennen beziehungsweise berücksichtigen können, welcher Rechnungsfall vorliegt.

Auch Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen

Eine weitere wichtige Ausnahme betrifft Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG. Sie müssen auch nach dem Ende der Übergangsfristen grundsätzlich keine E-Rechnungen ausstellen.

E-Rechnungen empfangen können müssen allerdings auch Kleinunternehmer bereits seit dem 01. Januar 2025.

Die 800.000-Euro-Grenze der Übergangsregelung und die Kleinunternehmerregelung dürfen dabei nicht miteinander verwechselt werden. Die Ausnahme für Kleinunternehmer besteht unabhängig von dieser Übergangsfrist.

XRechnung oder ZUGFeRD?

In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert.

XRechnung

Die XRechnung besteht aus strukturierten XML-Daten. Eine klassische PDF-Darstellung gehört nicht automatisch dazu. Die Rechnung ist damit in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung gedacht. Für eine komfortable Anzeige für Menschen wird ein entsprechender Viewer benötigt.

ZUGFeRD

ZUGFeRD kann als hybrides Format verwendet werden. Dabei enthält die Datei neben einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung strukturierte Rechnungsdaten. Wichtig ist dabei: Bei einer E-Rechnung sind die strukturierten Daten führend.

Weichen bei einer hybriden Rechnung der sichtbare PDF-Teil und die strukturierten Daten voneinander ab, sind grundsätzlich die strukturierten Rechnungsdaten entscheidend. Das ist ein wichtiger Unterschied zum klassischen Arbeiten mit PDF-Rechnungen.

Leistungsbeschreibungen bleiben wichtig

Eine strukturierte Rechnung bedeutet nicht, dass künftig nur Rechnungsnummer, Betrag und Umsatzsteuer elektronisch übertragen werden. Die umsatzsteuerlich erforderlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich auch im strukturierten Teil der E-Rechnung enthalten sein.

Gerade bei Reparaturrechnungen ist deshalb eine sinnvolle Leistungsbeschreibung wichtig. Ein weniger sinnvoller Text wäre: „Reparatur laut Auftrag“, aussagekräftiger ist: „Austausch Ablaufpumpe Waschmaschine, Ersatzteil und Arbeitsleistung, Auftrag 123456“.

Zusätzliche Informationen können weiterhin als Anlage mitgegeben werden.

So können beispielsweise Arbeitsberichte, Stundennachweise oder andere ergänzende Unterlagen zusätzlich zur strukturierten E-Rechnung übermittelt werden. Für Reparaturbetriebe ist das besonders praktisch, weil zu einer Rechnung häufig weitere Dokumente gehören.

Wichtig ist aber, dass Anlagen den strukturierten Rechnungsteil nur ergänzen, aber umsatzsteuerlich erforderliche Pflichtangaben grundsätzlich nicht ersetzen können.

Und was ist mit Sammelrechnungen?

Auch Sammelrechnungen bleiben möglich. Mehrere innerhalb eines Kalendermonats ausgeführte Leistungen dürfen grundsätzlich weiterhin in einer Rechnung zusammengefasst werden.

Das ist insbesondere für Servicebetriebe interessant, die für Hersteller oder Serviceorganisationen viele einzelne Reparaturaufträge durchführen und diese regelmäßig gesammelt abrechnen.

Die Einführung der E-Rechnung bedeutet also nicht zwangsläufig, dass jeder Auftrag einzeln fakturiert werden muss.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Eine E-Rechnung einfach auszudrucken oder lediglich den sichtbaren PDF-Teil abzulegen, ist keine gute Lösung. Nach den steuerlichen Vorgaben muss zumindest der strukturierte Teil der E-Rechnung in seiner ursprünglichen Form und unversehrt aufbewahrt werden.

Für Rechnungen gilt umsatzsteuerlich grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.

Bei einem hybriden Format wie ZUGFeRD kommt es deshalb insbesondere auf die strukturierten Daten an. Enthält der zusätzliche PDF-Teil steuerlich relevante Informationen, die nicht im strukturierten Teil vorhanden sind, können auch diese aufbewahrungspflichtig sein.

E-Rechnung ist mehr als ein neues Dateiformat

Technisch wäre es relativ einfach, eine XML-Datei zu erzeugen. Für einen Reparaturbetrieb liegt die eigentliche Herausforderung aber an einer anderen Stelle: Die E-Rechnung sollte Teil des gesamten Reparaturprozesses sein.

Idealerweise entsteht die Rechnung aus den ohnehin vorhandenen Daten:

Auftrag → Kunde → Gerät → Leistungen → Ersatzteile → Rechnung → Versand → Buchhaltung

Wenn dieselben Daten für die Rechnung anschließend erneut in ein anderes Programm übertragen werden müssen, entsteht wieder genau der Medienbruch, den die E-Rechnung eigentlich vermeiden soll.

Interessant wird es daher, wenn Reparaturverwaltung, Warenwirtschaft und Fakturierung miteinander verbunden sind.

Was Reparaturbetriebe jetzt prüfen sollten

Bis 2027 beziehungsweise 2028 scheint noch etwas Zeit zu sein. Für die technische Umsetzung ist das Thema aber inzwischen konkret genug.

Reparaturbetriebe sollten deshalb insbesondere prüfen:

• Kann unsere Software E-Rechnungen empfangen?
• Kann sie strukturierte Rechnungsdaten darstellen und verarbeiten?
• Kann sie künftig E-Rechnungen aus den vorhandenen Auftragsdaten erzeugen?
• Welche Formate werden unterstützt?
• Wie werden Eingangs- und Ausgangsrechnungen archiviert?
• Wie unterscheidet das System zwischen B2C- und B2B-Rechnungen?
• Wie werden Anlagen wie Arbeitsberichte oder Leistungsnachweise mitgegeben?
• Was passiert bei Gutschriften, Korrekturen und Sammelabrechnungen?
• Wie gelangen die Rechnungsdaten anschließend in die Buchhaltung?

Gerade der letzte Punkt ist wichtig.

Die E-Rechnung sollte nicht als isolierte Zusatzfunktion betrachtet werden. Sie ist vielmehr ein weiterer Schritt hin zu einem durchgängigen digitalen Prozess.

Was bedeutet das für DAISY-Anwender?

Für DAISY-Anwender ist die technische Grundlage für die kommenden Anforderungen bereits vorhanden.

Mit DAISY lassen sich E-Rechnungen direkt aus dem Reparatur- und Abrechnungsprozess heraus erstellen. Unterstützt werden sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung.

Die Rechnungen können in einem strukturierten elektronischen Format erzeugt, digital versendet, übersichtlich visualisiert und auf technische Formatkonformität sowie geltende Geschäftsregeln geprüft werden.

Damit unterstützt DAISY Betriebe dabei, die Anforderungen an elektronische Rechnungsprozesse umzusetzen, ohne Rechnungsdaten noch einmal manuell in einem separaten System erfassen zu müssen.

Gerade im Reparaturbetrieb ist das ein Vorteil, denn die benötigten Informationen liegen bereits während der Auftragsbearbeitung in DAISY vor: vom Kunden und Gerät über Arbeitsleistungen und Ersatzteile bis zur fertigen Abrechnung.

So entsteht ein durchgängiger Prozess: Auftrag → Leistung → Ersatzteile → Rechnung → E-Rechnung → Versand

Das gilt nicht nur für klassische Geschäftskunden. Auch bei der Abrechnung mit Herstellern, Servicepartnern oder öffentlichen Auftraggebern können die benötigten E-Rechnungsformate direkt aus DAISY heraus erzeugt werden.

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten daneben eigene B2G-Vorgaben, die je nach Auftraggeber und Verwaltungsebene zusätzlich zu beachten sind.

Der Vorteil liegt damit nicht nur darin, die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Digitale Rechnungsprozesse reduzieren gleichzeitig manuelle Arbeit, vermeiden Medienbrüche und können gegenüber dem klassischen Rechnungsversand auch Porto und Bearbeitungsaufwand sparen.

Fazit: 2027 wird es für viele ernst, 2028 endet die letzte allgemeine Übergangsfrist.

Die E-Rechnung kommt nicht erst 2027. Ein Teil der Verpflichtungen gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Für die Ausstellung von Rechnungen werden jedoch die nächsten beiden Jahre entscheidend:

Ab 2027 endet die allgemeine Übergangsfrist. Rechnungsaussteller mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen bei den betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen erstellen.

Ab 2028 fällt auch die verlängerte Übergangsfrist für kleinere Rechnungsaussteller weg.

Für Reparaturbetriebe bedeutet das allerdings nicht, dass künftig jede Reparaturrechnung als E-Rechnung ausgestellt werden muss. Die Pflicht gilt auch ab 2028 nicht für jede Reparaturrechnung. Insbesondere Privatkundenrechnungen sowie Rechnungen von Kleinunternehmern sind nicht von der allgemeinen B2B-E-Rechnungspflicht erfasst. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro besteht ebenfalls eine Ausnahme.

Die entscheidende Frage lautet deshalb weniger: „Kann meine Software eine E-Rechnung erzeugen?“ Sondern: „Kann mein gesamter Rechnungsprozess mit E-Rechnungen umgehen – vom Auftrag bis zur Buchhaltung?“

Wer das frühzeitig klärt, muss 2027 oder 2028 nicht hektisch ein neues Dateiformat einführen, sondern hat den Rechnungsprozess bereits als Teil seiner digitalen Abläufe organisiert.

Hinweis: Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Informationsstand September 2026 wieder und stellt keine Steuer- oder Rechtsberatung dar.

Seit dem 23. Juli 2026 ist das Europäische Formular für Reparaturinformationen auch im deutschen Recht verankert. Grundlage ist die Umsetzung der europäischen Richtline zum Recht auf Reparatur. Die Regelungen zum Formular finden sich in Artikel 245 EGBGB.

Auf den ersten Blick klingt das nach einem weiteren Pflichtformular für Werkstätten und Kundendienstbetriebe.

Ganz so ist es aber nicht.

Denn die EU-Richtlinie sieht ausdrücklich vor, dass Reparaturbetriebe dieses Formular verwenden können. Eine generelle Pflicht, bei jeder Reparaturanfrage genau dieses Formular auszustellen, besteht nach der europäischen Regelung nicht.

Trotzdem lohnt es sich für Reparaturbetriebe, sich damit zu beschäftigen.

Denn das Formular könnte künftig eine wichtige Rolle bei Kostenvoranschlägen und Reparaturangeboten spielen – und es enthält einige Punkte, die sich direkt auf die täglichen Abläufe eines Servicebetriebs auswirken.

Warum gibt es das Europäische Reparaturinformationsformular?

Die Idee dahinter ist relativ einfach:

Verbraucher sollen Reparaturangebote leichter verstehen und miteinander vergleichen können.

Heute können Reparaturangebote sehr unterschiedlich aussehen. Ein Betrieb nennt einen Gesamtpreis, ein anderer Arbeitszeit und Ersatzteile getrennt, ein dritter zunächst nur eine Diagnosepauschale.

Für Verbraucher ist dadurch teilweise schwer erkennbar, welche Kosten tatsächlich entstehen und was genau in einem Angebot enthalten ist.

Das Europäische Reparaturinformationsformular soll dafür einen einheitlichen Rahmen schaffen.

Die EU nennt dabei insbesondere Informationen, die für die Entscheidung über eine Reparatur relevant sind: Art des Defekts, vorgeschlagene Reparatur, Preis und Reparaturdauer.

Ist das Formular für Reparaturbetriebe verpflichtend?

Das ist einer der wichtigsten Punkte.

Nein – nicht grundsätzlich.

Auch die deutsche Umsetzung stellt ausdrücklich klar: Reparaturbetriebe können das Europäische Formular für Reparaturinformationen für den Abschluss eines Reparaturvertrages mit einem Verbraucher nutzen. Eine generelle Pflicht, das Formular bei jeder Reparaturanfrage auszustellen, besteht nicht.

Ein Kunde muss also nicht automatisch bei jeder Reparaturanfrage dieses EU-Formular erhalten.

Die EU möchte vielmehr ein standardisiertes Instrument anbieten, mit dem Reparaturbetriebe die wesentlichen Informationen transparent darstellen können.

Wer das Formular nutzt und vollständig sowie korrekt ausfüllt, erfüllt damit gleichzeitig verschiedene vorvertragliche Informationspflichten. Genau darin kann für Betriebe auch ein Vorteil liegen.

Wer sich aber für die Verwendung entscheidet, muss bestimmte Vorgaben beachten. Das Formular ist dem Verbraucher auf einem dauerhaften Datenträger einer innerhalb einer angemessenen Frist nach seiner Reparaturanfrage und noch vor Abschluss des Reparaturvertrages kostenlos zur Verfügung stellen. Eine digitale Bereitstellung, beispielsweise als Dokument aus der Reparaturverwaltungssoftware, bietet sich besonders an.

Welche Informationen gehören in das Formular?

Der Aufbau ist relativ praxisnah.

Im ersten Teil werden die Daten des Reparaturbetriebs erfasst. Dazu gehören insbesondere:

• Name bzw. Identität des Reparaturbetriebs,
• Anschrift,
• Telefonnummer,
• E-Mail-Adresse,
• gegebenenfalls weitere digitale Kontaktmöglichkeiten.

Der zweite Teil beschreibt die konkrete Reparatur.

Hier verlangt das Formular unter anderem Angaben zum zu reparierenden Gerät, zum Fehler und zur vorgeschlagenen Reparatur.

Besonders relevant für den betrieblichen Alltag sind aber die Angaben zu Preis und Reparaturdauer.

Der Preis: Gesamtpreis oder Berechnungsmethode

Wenn der Reparaturpreis bereits bekannt ist, soll dieser angegeben werden. Das ist beispielsweise dann relativ einfach, wenn ein bestimmter Fehler bekannt ist und es für die Reparatur feste Arbeitswerte oder Pauschalen gibt.

In vielen Reparaturbetrieben sieht die Realität jedoch anders aus.

Der Kunde meldet: „Waschmaschine pumpt nicht ab.“

Ob am Ende lediglich ein Fremdkörper entfernt werden muss, eine Pumpe defekt ist oder ein elektronisches Problem vorliegt, weiß der Betrieb zu diesem Zeitpunkt noch nicht.

Auch dafür sieht das Formular eine Lösung vor.

Kann der Preis im Voraus nicht sinnvoll berechnet werden, kann stattdessen angegeben werden, wie der Preis berechnet wird und welcher Höchstpreis für die Reparatur gilt.

Für Reparaturbetriebe ist das ein wichtiger Punkt. Denn ein Angebot muss damit nicht zwangsläufig bereits vor einer technischen Diagnose einen exakten Endpreis enthalten.

Und was ist mit Diagnosekosten?

Gerade bei technischen Geräten lässt sich ein seriöser Reparaturpreis häufig erst nach einer Diagnose nennen. Auch das berücksichtigt die Richtlinie.

Das Europäische Reparaturinformationsformular soll grundsätzlich kostenlos zur Verfügung gestellt werden. Ist jedoch eine Diagnose notwendig – beispielsweise eine Untersuchung des Geräts vor Ort, in der Werkstatt oder auch eine Ferndiagnose –, kann der Reparaturbetrieb vom Verbraucher verlangen, die erforderlichen Kosten dieser Diagnoseleistung zu tragen.

Der Verbraucher muss vorher über diese Kosten informiert werden.

Das ist ein wichtiger Unterschied: Das Formular selbst kostet nichts. Eine notwendige technische Diagnose darf dagegen kostenpflichtig sein.

Für die Praxis bedeutet das, dass Diagnosepauschalen oder Prüfkosten weiterhin möglich sind, sofern der Kunde entsprechend informiert wird. Daneben gilt im deutschen Werkvertragsrecht grundsätzlich weiterhin: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten, wenn keine andere Vereinbarung getroffen wurde.

Reparaturdauer wird Teil des Angebots

Ein weiterer Punkt dürfte für viele Servicebetriebe fast noch spannender sein als der Preis.

Im Reparaturinformationsformular muss die Dauer der Reparatur angegeben werden. Das amtliche Formular beschreibt sie als die Zeit in Tagen, innerhalb derer sich der Betrieb verpflichtet, die Leistung zu erbringen. Das klingt zunächst selbstverständlich.

In der Praxis können allerdings viele Faktoren Einfluss auf die tatsächliche Reparaturdauer haben:

• Ersatzteilverfügbarkeit,
• Lieferzeiten des Herstellers,
• Terminverfügbarkeit des Kunden,
• Auslastung der Techniker,
• notwendige Rückfragen,
• zusätzliche Fehler, die erst während der Reparatur festgestellt werden.

Gerade deshalb sollten Reparaturbetriebe diesen Punkt nicht einfach als weiteres Textfeld betrachten.

Wer konkrete Zeiten zusagt, sollte sie aus seinen tatsächlichen Abläufen auch realistisch ableiten können.

Leihgerät: Ja oder Nein?

Auch die Frage nach einem Ersatz- oder Leihgerät findet sich im neuen Formular.

Im Formular ist anzugeben, ob dem Verbraucher für die Dauer der Reparatur eine vorübergehende Ersatzware zur Verfügung steht und welche Kosten gegebenenfalls dafür entstehen.

Der Reparaturbetrieb soll angeben, ob während der Reparatur ein vorübergehendes Ersatzgerät angeboten wird. Falls dafür Kosten entstehen, müssen auch diese angegeben werden.

Gerade im Bereich Hausgeräte kann das interessant sein. Ein Leihgerät gehört zwar längst nicht bei jedem Betrieb zum Standard, kann aber bei längeren Reparaturen ein wichtiges Serviceangebot sein.

Das Formular zwingt einen Betrieb nicht dazu, Ersatzgeräte anzubieten. Es sorgt lediglich dafür, dass der Kunde erkennen kann, ob diese Möglichkeit besteht und welche Kosten damit verbunden sind.

Auch Nebenleistungen gehören ins Formular

Reparaturkosten können aus mehr als Arbeitszeit und Ersatzteilen bestehen. Das Formular sieht deshalb auch Angaben zu angebotenen Nebenleistungen vor. Das Gesetz nennt beispielsweise Ausbau, Montage und Transport. Werden solche Leistungen angeboten und entstehen dem Verbraucher dafür Kosten, müssen diese ebenfalls angegeben werden.

Je nach Reparaturbetrieb können darüber hinaus weitere Leistungen und Kosten relevant sein.

Für Servicebetriebe bedeutet das vor allem eines: Die einzelnen Leistungsbestandteile sollten im System sauber voneinander getrennt sein.

Mindestens 30 Tage gültig

Ein Punkt des neuen Formulars hat unmittelbare wirtschaftliche Auswirkungen.

Hat ein Reparaturbetrieb das Europäische Reparaturinformationsformular ausgefüllt und an den Kunden übergeben, darf er die darin genannten Reparaturbedingungen für mindestens 30 Kalendertage grundsätzlich nicht verändern.

Der Betrieb und der Kunde können auch eine längere Gültigkeitsdauer bestimmen.

Nimmt der Kunde das Angebot innerhalb dieses Zeitraums an, ist der Reparaturbetrieb an die darin genannten Bedingungen gebunden. Das betrifft insbesondere den Preis beziehungsweise die angegebene Preisberechnung und weitere Reparaturbedingungen.

Damit wird das Formular weit mehr als eine unverbindliche Informationsseite. Es hat nicht nur Angebotscharakter: Nach deutschem Recht stellt das ausgefüllte Formular einen Antrag auf Abschluss eines Reparaturvertrags mit dem darin angegebenen Inhalt dar.

Was passiert, wenn der Kunde zustimmt?

Akzeptiert der Verbraucher das Formular innerhalb seiner Gültigkeitsdauer, muss der Reparaturbetrieb die Reparatur zu den dort angegebenen Bedingungen durchführen.

Die im Formular aufgeführten Bedingungen werden damit Bestandteil des Reparaturvertrages.

Das bedeutet gleichzeitig: Die Daten sollten nicht erst beim Ausdruck des Formulars irgendwie zusammengesucht werden. Preis, Gerät, Fehler, Leistungen, Zeitrahmen und weitere Angaben sollten bereits im Reparaturauftrag strukturiert vorhanden sein.

Ist das also ein neuer Kostenvoranschlag?

Nicht ganz.

Das Europäische Reparaturinformationsformular ersetzt nicht einfach den klassischen Kostenvoranschlag durch ein neues EU-Dokument.

Es geht weiter.

Neben dem Preis enthält es beispielsweise Informationen über:

• das Gerät,
• die Art des Fehlers,
• die geplante Reparatur,
• den Fertigstellungstermin beziehungsweise die Reparaturdauer,
• Ersatzgeräte,
• Übergabeort,
• Transport,
• Installation,
• weitere Leistungen,
• die Gültigkeit des Angebots.

Man könnte deshalb eher von einem standardisierten Reparaturangebot mit erweiterten Kundeninformationen sprechen.

Und genau das macht das Thema für Reparaturbetriebe interessant.

Was bedeutet das für die Software eines Reparaturbetriebs?

Aus unserer Sicht sollte das neue Formular möglichst nicht zu einem zusätzlichen manuellen Prozess führen. Viele der benötigten Informationen sind in einer modernen Reparaturverwaltung ohnehin vorhanden.

Zum Beispiel:

Kundendaten und Gerätedaten: stehen bereits im Reparaturauftrag.

Fehlerbeschreibung: wird bei der Auftragsannahme oder durch den Techniker dokumentiert.

Ersatzteile und Arbeitspositionen: sind Bestandteil der Kalkulation.

Anfahrt und weitere Leistungen: werden als Leistungen oder Positionen geführt.

Status und Terminplanung: liegen in der Auftrags- und Tourenplanung vor.

Wenn diese Daten bereits vorhanden sind, sollte das Reparaturinformationsformular möglichst automatisch daraus erzeugt werden können.

Genau hier zeigt sich der Vorteil eines durchgängigen Systems. Statt dieselben Informationen an mehreren Stellen erneut einzutragen, können sie aus dem bestehenden Auftrag übernommen und in einem standardisierten Dokument ausgegeben werden.

Von der Pflicht zur Prozesschance

Neue gesetzliche Vorgaben werden verständlicherweise häufig zunächst als zusätzliche Bürokratie wahrgenommen. Beim Europäischen Reparaturinformationsformular muss das aber nicht zwangsläufig der Fall sein. Viele der geforderten Informationen benötigen professionelle Reparaturbetriebe ohnehin:

Was ist defekt?

Was wollen wir reparieren?

Was kostet es?

Wie lange dauert es?

Welche zusätzlichen Leistungen entstehen?

Wenn diese Informationen heute bereits strukturiert im Reparaturauftrag vorhanden sind, ist der Weg zum neuen Formular relativ kurz. Problematisch wird es eher dort, wo Informationen auf mehrere Systeme verteilt sind – beispielsweise Aufträge in einer Warenwirtschaft, Termine in einem Kalender, Kostenvoranschläge in Word und Ersatzteile in einer separaten Anwendung.

Wie wir das bei DAISY sehen

Für uns ist das Thema deshalb weniger eine Frage nach einem zusätzlichen PDF-Dokument. Entscheidend ist vielmehr, woher die Informationen kommen.

DAISY bildet bereits heute zentrale Prozesse eines Reparaturbetriebs ab – vom Auftrag und Gerät über Techniker und Ersatzteile bis hin zur Abrechnung, Kommunikation und Tourenplanung. Neue gesetzliche Dokumentationsanforderungen lassen sich dadurch wesentlich sinnvoller in bestehende Prozesse integrieren, als wenn Mitarbeiter Informationen mehrfach erfassen müssen.

Unser Ziel ist deshalb auch bei neuen Anforderungen wie dem Europäischen Reparaturinformationsformular klar: Daten einmal erfassen – und dort weiterverwenden, wo sie benötigt werden.

Was Reparaturbetriebe jetzt prüfen sollten

Auch wenn die Nutzung des Europäischen Reparaturinformationsformulars nach der EU-Richtlinie grundsätzlich freiwillig ist, lohnt sich eine Auseinandersetzung mit dem Thema.

Servicebetriebe sollten sich insbesondere fragen:

• Sind Gerät und Fehler strukturiert dokumentiert?
• Können wir aus einem Reparaturauftrag schnell ein verbindliches Angebot erstellen?
• Können wir neben einem festen Preis auch Berechnungsgrundlagen und einen Maximalpreis abbilden?
• Werden Diagnosekosten vorab transparent kommuniziert?
• Können Nebenleistungen wie Anfahrt, Abholung oder Installation getrennt dargestellt werden?
• Können wir nachvollziehen, welches Angebot einem Kunden zu welchem Zeitpunkt unterbreitet wurde?
• Können Dokumente aus den vorhandenen Auftragsdaten automatisch erstellt werden?

Denn genau hier entscheidet sich, ob das neue Formular zusätzlichen Verwaltungsaufwand produziert – oder im täglichen Ablauf kaum auffällt.

Fazit

Das Europäische Reparaturinformationsformular bringt einen einheitlicheren Rahmen für Reparaturangebote. Eine generelle Pflicht, für jede Reparatur genau dieses Formular zu verwenden, enthält die EU-Richtlinie nicht.

Wer es nutzt, sollte sich der Konsequenzen aber bewusst sein: Die Angaben müssen vollständig und verständlich sein, das Formular ist grundsätzlich kostenlos, und die angebotenen Reparaturbedingungen bleiben mindestens 30 Tage verbindlich.

Für moderne Reparaturbetriebe liegt darin gleichzeitig eine Chance. Denn wo Auftragsdaten, Kalkulation, Ersatzteile, Termine und Kommunikation bereits in einem System zusammenlaufen, lässt sich auch eine neue Informationsanforderung relativ elegant abbilden.

Die eigentliche Frage ist deshalb vielleicht gar nicht: „Wie füllen wir noch ein Formular aus?“

Sondern: „Wie sorgen wir dafür, dass das Formular sich weitgehend selbst füllt?“

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Quellen

• Deutsche Umsetzung / maßgebliche Regelung zum Formular
  Einführungsgesetz zum Bürgerlichen Gesetzbuche, Artikel 245 §§ 1–5 – Europäisches Formular für Reparaturinformationen sowie Anlage 19. (https://www.gesetze-im-internet.de/bgbeg/BJNR006049896.html)

• Das Amtliches Formular selbst
  (https://www.gesetze-im-internet.de/bgbeg/art_253anlage_19.html)
• EU-Grundlage Richtlinie (EU) 2024/1799, insbesondere Artikel 4 und Anhang I
  (https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2024/1799/oj?locale=de)

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar.

Eine Waschmaschine erkennt die Beladung, misst Temperaturen, überwacht Programmabläufe und kann bei vernetzten Modellen Informationen an Apps oder Cloud-Dienste übertragen.

Ein Kühlschrank kennt Temperaturen und Betriebszustände. Ein Fernseher erfasst technische Nutzungsinformationen. Und auch viele andere Geräte entwickeln sich zunehmend von rein elektromechanischen Produkten zu vernetzten Systemen.

Dadurch entsteht eine Ressource, die für Reparatur und Wartung immer interessanter wird: Daten.

Doch wer darf auf diese Daten zugreifen? Bleiben sie beim Hersteller? Kann der Besitzer sie selbst erhalten? Und darf er sie einem unabhängigen Reparaturbetrieb zur Verfügung stellen?

Der EU Data Act gibt darauf neue Antworten.

Der Data Act gilt bereits

Die europäische Datenverordnung – offiziell Verordnung (EU) 2023/2854 – gilt seit dem 12. September 2025 unmittelbar in der Europäischen Union. Ein wichtiges Ziel besteht darin, Nutzern vernetzter Produkte mehr Kontrolle über die Daten zu geben, die bei der Verwendung dieser Produkte entstehen. Nutzer können dabei sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen sein, die ein vernetztes Produkt besitzen, mieten oder leasen. Dabei führt der Data Act allerdings kein einfaches „Eigentum an Daten“ ein.

Die Frage „Wem gehören die Daten?“ ist deshalb zwar ein guter Aufhänger, juristisch geht es aber vielmehr darum: Was ist überhaupt ein vernetztes Produkt? – Der Data Act spricht von sogenannten „connected products“.

Das sind Geräte, Maschinen oder andere Produkte, die bei ihrer Nutzung Daten erzeugen und diese beispielsweise über eine elektronische Kommunikationsverbindung, eine physische Verbindung oder einen geräteinternen Zugang verfügbar machen können. Die Europäische Kommission nennt beispielsweise vernetzte Fahrzeuge, Gesundheitsgeräte, Smart-Home-Produkte, Industrieanlagen und landwirtschaftliche Maschinen. Als konkretes Beispiel für einen zugehörigen digitalen Dienst verwendet sie sogar eine vernetzte Waschmaschine, deren App Sensordaten zur Optimierung eines Waschprogramms verarbeitet.

Für die Reparaturbranche ist diese Entwicklung besonders interessant. Denn immer mehr Produkte bestehen nicht mehr ausschließlich aus Mechanik und Elektronik. Sensoren, Software, Apps und Cloud-Dienste werden Bestandteil des Produkterlebnisses – und damit möglicherweise auch der Fehlerdiagnose.

Vernetzte Geräte sind längst im Alltag angekommen. In Deutschland nutzt inzwischen fast jeder Zweite mindestens eine Smart-Home-Anwendung – Tendenz steigend.

Welche Daten können darunterfallen?

Der Data Act erfasst nicht einfach sämtliche Informationen, die irgendwo beim Hersteller vorhanden sind. Im Mittelpunkt stehen insbesondere Rohdaten und vorverarbeitete Daten, die durch die Nutzung eines vernetzten Produkts oder zugehörigen Dienstes entstehen und dem Datenhalter ohne unverhältnismäßigen Aufwand zur Verfügung stehen. Die Europäische Kommission nennt unter anderem Messwerte wie:

• Temperatur
• Druck
• Durchfluss
• Füllstand
• Position
• Beschleunigung
• Geschwindigkeit

Auch relevante Metadaten können erfasst sein. Sowohl personenbezogene als auch nicht personenbezogene Daten können grundsätzlich in den Anwendungsbereich fallen.

Auf ein Haushaltsgerät übertragen könnten – abhängig vom jeweiligen Gerät – beispielsweise Temperaturwerte, Laufzeiten, Betriebszustände oder Sensorinformationen relevant sein.

Wichtig ist aber: Nicht jedes Gerät erzeugt solche Daten und nicht jede technisch vorhandene Information muss herausgegeben werden.

Rohdaten ja – aufwendig abgeleitete Erkenntnisse nicht automatisch

Der Data Act unterscheidet außerdem zwischen unmittelbar erzeugten beziehungsweise vorverarbeiteten Daten und weitergehenden Erkenntnissen. Stark angereicherte, abgeleitete oder durch komplexe Analysen erzeugte Informationen fallen grundsätzlich nicht unter dieselben Zugangsregeln. Auch Inhalte sind nicht automatisch erfasst.

Ein einfaches Beispiel der Europäischen Kommission:

Bei einem vernetzten Fernseher können technische Daten über die Bildschirmhelligkeit relevant sein. Der Film selbst, den der Nutzer gerade ansieht, fällt dagegen als Inhalt nicht in den Anwendungsbereich des Data Act.

Für Reparaturbetriebe bedeutet das:

Der Data Act öffnet nicht automatisch sämtliche Diagnosesysteme und Analyseplattformen eines Herstellers. Er schafft aber bessere Voraussetzungen dafür, dass bestimmte Daten aus dem Betrieb eines Gerätes zugänglich werden.

Der Nutzer bekommt mehr Kontrolle

Kann der Nutzer nicht unmittelbar auf die relevanten Gerätedaten zugreifen, kann er grundsätzlich vom Datenhalter verlangen, dass diese zur Verfügung gestellt werden. Typischer Datenhalter kann beispielsweise der Hersteller eines vernetzten Produkts oder der Anbieter eines damit verbundenen Dienstes sein. Bei einem vernetzten Gerät können sogar mehrere Datenhalter beteiligt sein. Für den Nutzer soll der Zugang einfach möglich sein. Die betreffenden Daten sind ihm grundsätzlich kostenlos bereitzustellen.

Doch für die Reparaturbranche ist ein weiterer Punkt noch interessanter.

Der Nutzer kann Daten an einen Reparaturbetrieb weitergeben

Defekte Waschmaschinen, Fernseher, Smartphones oder Kühlschränke sollen künftig häufiger repariert werden, anstatt vorschnell durch neue Geräte ersetzt zu werden.

Mit dem Gesetz zur Umsetzung der europäischen Recht-auf-Reparatur-Richtlinie hat Deutschland neue Vorschriften in das Bürgerliche Gesetzbuch aufgenommen. Das Gesetz wurde am 22. Juli 2026 verkündet und trat am darauffolgenden Tag in Kraft. Für neue Verbraucherkaufverträge gelten die geänderten Gewährleistungsregeln ab dem 31. Juli 2026.

Die Reform soll Reparaturen attraktiver machen, die Nutzungsdauer von Produkten verlängern und die vorzeitige Entsorgung noch brauchbarer Waren reduzieren. Sie betrifft Verbraucher, Verkäufer und Hersteller – eröffnet aber auch neue Chancen für Reparaturbetriebe und technische Serviceorganisationen.

Das Recht auf Reparatur besteht aus zwei Säulen

Der Begriff „Recht auf Reparatur“ fasst mehrere unterschiedliche Regelungen zusammen. Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen einer Reparatur innerhalb der gesetzlichen Gewährleistung und einer Reparatur außerhalb der Gewährleistung.

Innerhalb der Gewährleistung richtet sich der Anspruch grundsätzlich gegen den Verkäufer. Außerhalb der Gewährleistung kann für bestimmte Produktgruppen ein eigenständiger Anspruch gegen den Hersteller bestehen.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil jeweils andere Voraussetzungen, Ansprechpartner und Kostenregelungen gelten.

1. Reparatur innerhalb der gesetzlichen Gewährleistung

Ist ein gekauftes Produkt mangelhaft, können Verbraucher grundsätzlich zwischen einer Reparatur – rechtlich als Nachbesserung bezeichnet – und einer Ersatzlieferung wählen.

Neu ist, dass Verkäufer deutlicher über dieses Wahlrecht und über den zusätzlichen Vorteil einer Reparatur informieren müssen. Entscheidet sich der Verbraucher für die Nachbesserung, verlängert sich die ursprüngliche Verjährungsfrist für die Mängelansprüche einmalig um zwölf Monate. Sie beginnt allerdings nicht vollständig von vorn, sondern wird um diesen Zeitraum verlängert.

Damit wird die Reparatur gegenüber dem Austausch eines defekten Produkts aufgewertet. Verbraucher erhalten nach der Nachbesserung länger Schutz, falls erneut ein Mangel auftritt.

Diese Regelungen gelten für Verbraucherkaufverträge, die ab dem 31. Juli 2026 geschlossen werden. Für ältere Verträge bleibt grundsätzlich die bisherige Rechtslage maßgeblich.

Reparierbarkeit wird Teil der üblichen Produktbeschaffenheit

Das Gesetz nimmt die Reparierbarkeit ausdrücklich in die Merkmale auf, die zur üblichen Beschaffenheit einer Kaufsache gehören können.

Neben Haltbarkeit, Funktionalität, Kompatibilität und Sicherheit kann damit auch eine unzureichende Reparierbarkeit bei der Beurteilung eine Rolle spielen, ob eine Ware mangelhaft ist. Bei Verbraucherverträgen bleibt es allerdings möglich, von objektiven Anforderungen abzuweichen, wenn Verbraucher darüber eigens informiert werden und die Abweichung ausdrücklich sowie gesondert vereinbart wird.

Die neue Bedeutung der Reparierbarkeit beschränkt sich beim Kaufrecht nicht ausschließlich auf die Produktgruppen, für die eine besondere Reparaturpflicht des Herstellers besteht.

Für Kaufverträge zwischen Unternehmern gilt die Erweiterung um das Merkmal der Reparierbarkeit allerdings erst für Verträge, die nach dem 31. Dezember 2027 geschlossen werden.

2. Direkter Reparaturanspruch gegen den Hersteller

Die zweite Säule ist der eigenständige Anspruch auf Reparatur gegenüber dem Hersteller.

Er greift, wenn:

• das Produkt einer erfassten Produktgruppe angehört,
• es von einem Verbraucher gekauft wurde und
• dem Verbraucher wegen des Defekts keine gesetzlichen Mängelrechte gegen den Verkäufer zustehen.

Der Anspruch ist insbesondere nach Ablauf der gesetzlichen Gewährleistung relevant, kann aber auch in anderen Fällen greifen, in denen dem Verbraucher keine gesetzlichen Mängelrechte gegen den Verkäufer zustehen.

Der Hersteller muss das Produkt auf Verlangen reparieren und es wieder in einen Zustand versetzen, in dem es seinen vorgesehenen Zweck erfüllt. Die Reparatur muss innerhalb eines angemessenen Zeitraums erfolgen. Sie kann kostenlos oder gegen ein angemessenes Entgelt angeboten werden.

Ein Hersteller darf eine Reparatur nicht allein deshalb verweigern, weil zuvor bereits ein unabhängiger Reparaturbetrieb oder eine andere Person an dem Gerät gearbeitet hat. Eine Reparaturpflicht entfällt allerdings, wenn die Reparatur tatsächlich oder rechtlich unmöglich ist.

Das Recht gilt nicht für jedes beliebige Produkt

Das Recht auf Reparatur ist kein allgemeiner Anspruch auf die Reparatur sämtlicher Waren.

Die besondere Herstellerpflicht gilt für Produktgruppen, die im Anhang II der europäischen Richtlinie aufgeführt sind und für die bereits europäische Anforderungen an die Reparierbarkeit bestehen.

Dazu gehören derzeit insbesondere:

• Haushaltswaschmaschinen und Waschtrockner
• Haushaltsgeschirrspüler
• Kühlgeräte
• elektronische Displays, beispielsweise Fernseher und Monitore
• Staubsauger
• Haushaltswäschetrockner
• Smartphones und andere Mobiltelefone
• schnurlose Telefone
• Tablets
• Server und Datenspeicherprodukte
• Schweißgeräte
• bestimmte Batterien leichter Verkehrsmittel
• Haushalts-Einzelraumheizgeräte

Bei Batterien leichter Verkehrsmittel beschränkt sich die Verpflichtung beispielsweise auf deren Entfernung und Austausch. Die Dauer und der genaue Umfang der Reparaturpflicht richten sich zudem nach den jeweiligen produktspezifischen EU-Vorschriften.

Die Liste kann künftig durch weitere Produktgruppen ergänzt werden. Das deutsche Gesetz verweist dynamisch auf den entsprechenden Anhang der EU-Richtlinie.

Wie lange muss ein Hersteller reparieren?

Es gibt keine einheitliche Frist, die für jedes Produkt und jedes Bauteil gilt.

Die Dauer der Verpflichtung richtet sich nach den jeweiligen europäischen Ökodesign- und Reparierbarkeitsvorschriften. Diese schreiben beispielsweise vor, wie lange bestimmte Ersatzteile nach dem Ende des Inverkehrbringens eines Produktmodells verfügbar sein müssen.

Nach der Gesetzesbegründung kann die Reparaturpflicht bei der Batterie eines Smartphones beispielsweise sieben Jahre nach Ende des Inverkehrbringens gelten. Bei einem Waschmaschinenmotor können es zehn Jahre sein. Entscheidend bleibt allerdings immer die konkrete Produktgruppe, das betroffene Bauteil und die jeweils einschlägige EU-Verordnung.

Ersatzteile und Werkzeuge dürfen Reparaturen nicht unattraktiv machen

Das Recht auf Reparatur wäre wenig wert, wenn Ersatzteile entweder nicht verfügbar oder so teuer wären, dass sich eine Reparatur wirtschaftlich kaum lohnt.

Deshalb müssen betroffene Hersteller Ersatzteile und reparaturbezogene Werkzeuge zu einem angemessenen Preis anbieten. Der Preis darf nicht so hoch sein, dass Verbraucher oder Reparaturbetriebe faktisch von einer Reparatur abgeschreckt werden.

Das bedeutet nicht, dass Ersatzteile zum Selbstkostenpreis angeboten werden müssen. Die Preisgestaltung muss aber mit dem Ziel der Regelung vereinbar bleiben, Reparaturen tatsächlich zu ermöglichen.

Für unabhängige Reparaturbetriebe kann dies den Zugang zu den benötigten Komponenten erleichtern und ihre Position gegenüber herstellergebundenen Serviceorganisationen stärken.

Weniger technische Reparaturhindernisse

Hersteller dürfen außerdem grundsätzlich keine Hardware- oder Softwaretechniken einsetzen, die Reparaturen unnötig behindern.

Ausnahmen sind möglich, wenn technische Beschränkungen durch legitime und objektive Gründe gerechtfertigt sind – beispielsweise durch Produktsicherheit oder den Schutz geistigen Eigentums.

Die Gesetzesbegründung nennt ausdrücklich auch die Verwendung gebrauchter Ersatzteile und von mithilfe des 3D-Drucks hergestellten Ersatzteilen.

Hersteller müssen über Reparaturmöglichkeiten informieren

Solange ein Hersteller zur Reparatur verpflichtet ist, muss er leicht zugängliche, klare und verständliche Informationen über seine Reparaturleistungen bereitstellen.

Dazu gehören auch Richtpreise für typische Reparaturen, die über eine frei zugängliche Website abrufbar sein sollen. Verbraucher sollen dadurch besser einschätzen können, welche Kosten voraussichtlich entstehen und ob sich eine Reparatur lohnt.

Die tatsächlichen Kosten einer Reparatur können weiterhin vom konkreten Defekt, dem Arbeitsaufwand und den benötigten Ersatzteilen abhängen.

Das Europäische Formular für Reparaturinformationen

Reparaturbetriebe können freiwillig ein standardisiertes Europäisches Formular für Reparaturinformationen verwenden.

Das Formular soll unter anderem folgende Angaben enthalten:

• Identität und Kontaktdaten des Reparaturbetriebs
• Beschreibung des Defekts
• Art der vorgesehenen Reparatur
• Preis oder Berechnungsmethode
• voraussichtliche Reparaturdauer
• Übergabeort
• mögliche Zusatzleistungen und deren Kosten
• Gültigkeitsdauer des Angebots

Die Verwendung ist ausdrücklich freiwillig. Entscheidet sich ein Reparaturbetrieb dafür, muss das Formular dem Verbraucher grundsätzlich kostenlos und auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Kosten für eine notwendige Diagnose dürfen berechnet werden, wenn der Verbraucher zuvor darüber informiert wurde.

Ein vollständig ausgefülltes Formular gilt rechtlich als verbindliches Angebot. Der Reparaturbetrieb ist daran nach Zugang beim Verbraucher mindestens 30 Kalendertage gebunden.

Für Betriebe kann das Formular gleichzeitig eine Chance sein, Angebote zu standardisieren und Verbrauchern eine transparente Entscheidungsgrundlage zu geben.

Eine europäische Reparaturplattform soll folgen

Bis zum 31. Juli 2027 soll die Europäische Kommission eine gemeinsame Online-Schnittstelle für die europäische Reparaturplattform entwickeln. Deutschland muss bis dahin entweder eine nationale Sektion auf dieser Plattform einrichten oder eine geeignete nationale Plattform zur Verfügung stellen. Verbraucher sollen dort Reparaturbetriebe leichter finden und Angebote vergleichen können.

Die Nutzung soll für Verbraucher kostenlos sein; für Reparaturbetriebe und Reparaturinitiativen ist eine freiwillige Registrierung vorgesehen.

Die Plattform steht derzeit noch nicht vollständig zur Verfügung. Ihre konkrete nationale Umsetzung und praktische Bedeutung für deutsche Reparaturbetriebe werden sich erst in den kommenden Monaten zeigen.

Was bedeutet das für Reparaturbetriebe?

Die neue Rechtslage richtet sich in vielen Punkten unmittelbar an Hersteller und Verkäufer. Trotzdem wird sie den Arbeitsalltag von Reparaturbetrieben beeinflussen.

Hersteller müssen ihre Reparaturpflicht nicht zwingend selbst erfüllen. Sie können dafür externe Reparaturbetriebe oder Servicepartner beauftragen – beispielsweise, wenn diese näher am Verbraucher sitzen oder bereits über die erforderliche Infrastruktur verfügen.

Damit kann die Reform zu mehr Reparaturaufträgen führen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Organisation.

Ein moderner Reparaturbetrieb muss unter anderem nachvollziehen können:

• Woher kam der Auftrag?
• Wer ist Auftraggeber und wer Kostenträger?
• Welches Gerät und welche Seriennummer sind betroffen?
• Besteht Gewährleistung, Garantie oder eine Herstellerpflicht?
• Welche Ersatzteile werden benötigt?
• Welche Fristen und Herstellervorgaben gelten?
• Welche Statusmeldungen müssen übermittelt werden?
• Welche Arbeitszeiten, Fotos und Dokumente gehören zum Vorgang?
• Wird gegenüber dem Verbraucher, Hersteller oder Servicepartner abgerechnet?

Je mehr Hersteller und Serviceorganisationen ein Betrieb betreut, desto schwieriger wird es, diese Abläufe mit getrennten Portalen, Tabellen und einzelnen Programmen zu koordinieren.

Das Recht auf Reparatur braucht digitale Prozesse

Das neue Recht allein führt noch nicht automatisch zu schnelleren Reparaturen.

Damit zusätzliche Aufträge effizient bearbeitet werden können, müssen Auftragseingang, Terminplanung, Ersatzteile, Techniker, Dokumentation, Kommunikation und Abrechnung miteinander verbunden sein.

Eine Reparatursoftware wird damit noch stärker zum organisatorischen Rückgrat eines Servicebetriebs.

Mit DAISY lassen sich Reparaturaufträge, Kunden, Geräte, Seriennummern, Termine, Touren, Techniker, Ersatzteile, Dokumente und Abrechnungen zentral verwalten.

Abhängig vom jeweiligen Hersteller oder Servicepartner können Aufträge über Schnittstellen übernommen, Statusmeldungen zurückgegeben, Ersatzteile bestellt und Abrechnungsdaten übermittelt werden.

Das Ziel ist ein durchgängiger Prozess:

vom Auftragseingang über die Reparatur bis zur abschließenden Abrechnung – möglichst ohne doppelte Dateneingaben und ohne ständigen Wechsel zwischen verschiedenen Systemen.

Was das Recht auf Reparatur nicht bedeutet

Trotz der Bezeichnung bestehen einige wichtige Einschränkungen:

• Nicht jedes Produkt ist von der besonderen Herstellerpflicht erfasst.
• Nicht jeder Defekt muss kostenlos repariert werden.
• Der Hersteller darf für Reparaturen außerhalb der Gewährleistung ein angemessenes Entgelt verlangen.
• Die Verpflichtung besteht nur im Rahmen der produktspezifischen Reparierbarkeitsanforderungen.
• Eine tatsächlich oder rechtlich unmögliche Reparatur kann nicht verlangt werden.
• Das Europäische Formular für Reparaturinformationen ist für Reparaturbetriebe freiwillig.
• Die europäische Reparaturplattform befindet sich noch im Aufbau.

Das Recht auf Reparatur ist daher kein kostenloser Rundum-Reparaturservice. Es schafft aber neue Ansprüche, verbessert den Zugang zu Ersatzteilen und Informationen und setzt stärkere Anreize für die Reparatur.

Warum die Reform wichtig ist

Nach Schätzungen der Europäischen Kommission verursacht die vorzeitige Entsorgung grundsätzlich noch nutzbarer Konsumgüter in der EU jährlich rund 261 Millionen Tonnen CO₂-Äquivalente, verbraucht etwa 30 Millionen Tonnen Ressourcen und erzeugt rund 35 Millionen Tonnen Abfall.

Reparaturen können den Lebenszyklus von Produkten verlängern, Ressourcen sparen und zugleich regionale Arbeitsplätze in Werkstätten und Servicebetrieben stärken.

Die Reform ist damit nicht nur Verbraucherschutz. Sie ist auch ein Baustein für eine stärker kreislauforientierte Wirtschaft.

Fazit

Das neue Recht auf Reparatur stärkt die Reparatur gegenüber dem Austausch und der vorzeitigen Entsorgung von Produkten.

Verbraucher erhalten bei einer Reparatur innerhalb der Gewährleistung einen längeren Schutz. Für bestimmte Produktgruppen besteht zusätzlich ein direkter Anspruch gegen den Hersteller, wenn keine Gewährleistungsrechte gegen den Verkäufer bestehen.

Hersteller müssen Ersatzteile, Werkzeuge und Informationen besser zugänglich machen und dürfen Reparaturen nicht ohne sachlichen Grund technisch behindern.

Für Reparaturbetriebe entstehen dadurch neue Chancen. Damit diese wirtschaftlich genutzt werden können, braucht es jedoch gut organisierte, transparente und digitale Prozesse.

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Rechtlicher Hinweis

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick über die neue Rechtslage und ersetzt keine rechtliche Beratung. Für die Beurteilung konkreter Einzelfälle sollten die gesetzlichen Vorschriften geprüft und gegebenenfalls eine rechtliche Beratung in Anspruch genommen werden.

Wichtige Quellen

• Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2024/1799, BGBl. 2026 I Nr. 212:
  https://www.recht.bund.de/bgbl/1/2026/212/VO.html
• Gesetzentwurf und ausführliche Gesetzesbegründung der Bundesregierung, Bundestagsdrucksache 21/5923:
  https://dserver.bundestag.de/btd/21/059/2105923.pdf
• Beschlussempfehlung des Ausschusses für Recht und Verbraucherschutz, Bundestagsdrucksache 21/6693:
  https://dserver.bundestag.de/btd/21/066/2106693.pdf
• §§ 479a bis 479g BGB – Reparaturverpflichtung des Herstellers:
  https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/
• Richtlinie (EU) 2024/1799 zur Förderung der Reparatur von Waren:
  https://eur-lex.europa.eu/eli/dir/2024/1799/oj/deu
• Delegierte Richtlinie (EU) 2026/74 zur Ergänzung um Haushalts-Einzelraumheizgeräte:
  https://eur-lex.europa.eu/eli/dir_del/2026/74/oj/deu

1. Überall arbeiten – auch am Handy und Tablet

Die wohl größte Veränderung sehen Sie, sobald Sie das WebModul unterwegs auf dem Smartphone oder Tablet öffnen: Die Oberfläche passt sich jetzt automatisch an die Bildschirmgröße an. Früher war das Arbeiten am Handy mühsam – heute lässt sich alles Wesentliche auch mit dem Daumen bedienen.

Gerade für Kolleginnen und Kollegen im Außendienst und in der Filiale macht das den Unterschied. Vollständig am Smartphone möglich sind unter anderem:

• die Reparaturliste durchsehen und durchsuchen,
• einen Auftrag öffnen, lesen und bearbeiten – mit allen Reitern,
• den Status ändern,
• Ersatzteile hinzufügen oder entfernen,
• Dokumente und Fotos hochladen.

Die Tabellen zeigen auf dem kleinen Display automatisch die wichtigsten Spalten, damit nichts verrutscht. Am Schreibtisch am großen Monitor bleibt dagegen alles wie gewohnt vollständig sichtbar.

2. Weiterarbeiten, auch wenn das Netz kurz weg ist

Im Außendienst reißt die Mobilfunkverbindung schon einmal ab – im Keller, im Fahrstuhl oder im Funkloch. Bisher konnte das ärgerlich werden, etwa wenn sich eine gerade geleistete Unterschrift nicht speichern ließ. Das ist nun gelöst.

Verliert das Gerät die Verbindung, gehen Ihre Eingaben nicht mehr verloren. Das WebModul sichert sie zwischen – es merkt sich Ihre Eingaben auf dem Gerät und überträgt sie automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Das gilt für:

• Unterschriften – werden lokal gesichert und später nachgereicht,
• Bemerkungen zu einem Auftrag,
• Auftragsänderungen, die Sie als Entwurf festhalten können.

Damit Sie immer wissen, woran Sie sind, erscheint bei fehlender Verbindung ein deutlicher Hinweis am Bildschirmrand – inklusive Anzahl der noch offenen Übertragungen. Sobald die Verbindung zurück ist, werden die Daten übertragen und der Hinweis verschwindet wieder. Sie werden darüber informiert. Kurz gesagt: Nichts geht mehr verloren, nur weil das Netz einen Moment gepatzt hat.

3. Ein neuer Kalender für Ihre Termine

Neu hinzugekommen ist ein eigener Kalender für die Außendienst-Termine. Sie können zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln und sehen so auf einen Blick, was ansteht – ob Sie Ihren heutigen Tag planen oder die kommende Woche im Überblick behalten möchten.

Praktisch: Ein Klick auf einen Termin öffnet direkt den passenden Reparaturauftrag. Sie müssen also nicht erst in der Liste suchen, sondern sind mit einem Klick bei allen Details.

4. Ein Dashboard mit den wichtigsten Kennzahlen

Ebenfalls neu ist ein übersichtliches Dashboard, das Ihnen den aktuellen Stand auf einen Blick zeigt – ganz ohne selbst filtern oder zählen zu müssen. Kompakte Kacheln fassen die wichtigsten Zahlen zusammen, zum Beispiel:

• wie viele Aufträge derzeit offen sind,
• welche Außendienst-Termine heute und in den nächsten sieben Tagen anstehen,
• bei welchen Aufträgen der Kunde bisher nicht erreicht wurde,
• was bei der Garantieprüfung noch offen ist.

Dazu kommen ein paar leicht verständliche Diagramme, etwa zur Verteilung der Status oder zum Auftragseingang der letzten Monate. Und auch hier gilt: Ein Klick auf eine Kachel bringt Sie direkt zur passenden Liste – so kommen Sie ohne Umwege von der Zahl zur konkreten Arbeit.

5. Die Anzeige nach Ihrem Geschmack

Nicht jede und jeder mag es gleich: Manche hätten die Schrift gern größer, andere möchten mehr Zeilen auf den Bildschirm bekommen. Dafür gibt es jetzt ein zentrales Menü „Anzeige“, in dem Sie die Darstellung selbst einstellen können.

Getrennt regeln lassen sich unter anderem die Schriftgröße in Tabellen, Formularen und auf Schaltflächen sowie der Zeilenabstand in den Listen. Ihre Einstellungen bleiben gespeichert – Sie richten die Ansicht also einmal so ein, wie es für Sie angenehm ist, und finden sie beim nächsten Mal genauso wieder vor.

6.Weniger Überraschungen bei An- und Abmeldung

An der Anmeldung haben wir im Hintergrund einiges verbessert, damit Ihr Arbeitstag ruhiger läuft. Früher kam es vor, dass man unerwartet abgemeldet wurde, obwohl man noch mittendrin war. Solche vorzeitigen Abmeldungen gehören nun der Vergangenheit an – Ihre Sitzung bleibt zuverlässig bestehen.

Damit Sie nicht unversehens vor einer abgelaufenen Sitzung stehen, werden Sie rechtzeitig vorgewarnt und können mit einem Klick angemeldet bleiben. Und falls Sie zwischendurch etwas Unfertiges offen haben, weist Sie das WebModul darauf hin, bevor etwas verloren geht. Auch die Anmeldung selbst haben wir sicherer gemacht – zum Schutz Ihrer Daten und Ihres Zugangs.

7.Dokumente bequemer hochladen

Das Hochladen von Bildern und Dokumenten geht jetzt leichter von der Hand. Beim Auswählen eines Fotos sehen Sie sofort eine Vorschau und können so prüfen, ob Sie die richtige Datei erwischt haben, bevor Sie sie hochladen.

Haben Sie mehrere Dateien ausgewählt, lässt sich ihre Reihenfolge einfach per Ziehen sortieren – so liegen die Dokumente am Ende genau so, wie Sie es möchten. Und sollte einmal etwas nicht klappen, bekommen Sie jetzt eine klare Meldung, woran es lag, statt eines allgemeinen Hinweises.

8.Rundum erneuert – schneller und zukunftssicher

Viele der genannten Neuerungen sind nur möglich, weil das WebModul im Inneren gründlich erneuert wurde. Von dieser Modernisierung profitieren Sie ganz direkt, auch wenn sie auf den ersten Blick unsichtbar ist:

• ein frisches, aufgeräumtes Erscheinungsbild, das auf allen Geräten gut aussieht,
• flüssigeres Arbeiten, weil die Oberfläche schlanker geworden ist,
• aktuelle Sicherheitsstandards als solide Grundlage,
• eine gute Basis für die Funktionen, die noch kommen.

Sie müssen sich um all das nicht kümmern – es sorgt einfach dafür, dass das WebModul heute rund läuft und für morgen gut aufgestellt ist.